Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше
Отдельные абоненты не любят оставлять сообщения и готовы говорить, только если мы возьмем трубку. И если они звонят часто, то могут превратить нашу жизнь в настоящий ад. Нам необходимо выдрессировать тех, кто использует голосовую почту, включая нас самих.
Запишите правильное приветствие на автоответчике
Нет никакого смысла записывать на автоответчик просто: «Оставьте сообщение». Используйте эту функцию, чтобы прямо заявить звонящим о своих ожиданиях. Скажите им, надо ли ждать, что вы перезвоните, и если да, то когда. Звонящим придется прослушать целое сообщение, так что пусть оно будет коротким. Если есть возможность нажать определенную кнопку, чтобы пропустить ваше сообщение, начните так: «Привет, это Стивер. Нажмите решетку, чтобы пропустить это сообщение. Я проверяю голосовую почту за завтраком, сразу после обеда и в четыре часа дня. Пожалуйста, оставьте сообщение, и я вскоре свяжусь с вами».
Когда кто-то оставляет сообщение, мы чувствуем себя обязанными ответить, потому что было бы невежливо проигнорировать. Мы убеждены, что обязаны перезвонить или хотя бы найти для себя какое-то оправдание. Мы думаем: «Если я не отреагирую, меня посчитают негодяем». Или: «Меня уволят». Я лично дохожу сразу до крайности: «Если не перезвоню, меня возненавидят. Сожгут мой дом, украдут моего плюшевого тигра, похитят меня самого и оставят в переулке, заваленном конвертами, медленно умирать от порезов бумагой».
Мы знаем, что звонящие не выполнят нашу просьбу: «Пожалуйста, оставьте короткое сообщение». Почему? Они делают что хотят, а мы приспосабливаемся. Да, жалуемся, но все равно даем то, что им нужно, и у них нет стимула меняться.
А потом мы чувствуем себя так, будто задолжали им быстрый ответ? Будь я психологом, то применил бы такие термины, как синдром брошенности или патологическая зависимость. Но я не психолог, поэтому просто расскажу, как покончить с таким образом мышления.
Для начала мы должны принять свою ненависть к голосовой почте и использовать это чувство себе во благо. Позвоните на собственный номер и выдайте тираду о том, что не выносите входящие сообщения. Хорошенько выпустите пар. Повторяйте это до тех пор, пока не заполните свой ящик под завязку. Потом запишите приветственное сообщение: «Пожалуйста, отправьте мне электронное письмо». Люди увидят, что ящик полон, и им ничего не останется, кроме как написать письмо. Они по-прежнему могут связаться с вами, но на ваших условиях.
Если вы не можете заполнить ящик голосовой почты, выясните, нельзя ли настроить его так, чтобы только записать приветствие. В худшем случае отключите автоответчик или запишите на него: «Пожалуйста, не оставляйте сообщений. Я никогда не проверяю голосовую почту». Произнесите последнее предложение бесстрастным голосом, и никто не заметит, что это ваше решение оставлять голосовую почту без внимания.
Если абонент навязчив и настаивает на разговоре, вы всегда можете просто снять трубку и оставить ее рядом. Но не забудьте положить ее обратно, когда будете готовы принимать звонки. Еще можно использовать определитель номеров или функцию «запрет вызова» для отдельных абонентов из вашего списка. Если ваш «друг» предпочитает не оставлять сообщение, это его проблема, а не ваша.
Возможно, вы считаете, что должны отвечать на звонки клиентов, босса или представителей вашей шведской семьи. Нет. Сам по себе факт, что звонящий – ваш клиент, не означает, что он имеет право отвлекать вас! Никогда не отвечайте, если занимаетесь чем-то требующим сосредоточенности, например, когда пишете или пытаетесь пройти последний уровень любимой компьютерной игры. Пусть оставляют голосовые сообщения или пишут вам на почту – вы разберетесь с этими посланиями позже.
«Но, – воскликнете вы, – как я объясню это людям?» Еще один миф. На самом деле вы не должны ничего объяснять, просто сообщите, что будете делать. «Сегодня я не отвечаю на звонки. Проверю голосовую почту, когда будет время. Либо можете продолжать попытки». Или: «Я не проверяю голосовую почту, зато проверяю электронную». Затем искренне улыбнитесь и продолжите сидеть смирно. Теперь слово за ними.
Если кто-то достаточно дурно воспитан, чтобы настаивать на объяснениях, ответьте: «Потому что». Впоследствии вы можете сказать что угодно, это не имеет значения. «Я не перезваниваю, потому что в настоящее время не беру трубку», «Я не принимаю голосовые сообщения, потому что ящик переполнен». Если это не помогает, вините во всем Тихие Голоса. Вы ведь слышите их, правда? «Я не отвечаю, потому что голоса в голове мне не велят, а я всегда делаю, как они говорят». Если человек настаивает, округлите глаза, потом прищурьтесь и скажите: «Подождите… Тихие Голоса что-то шепчут мне прямо сейчас…»
Семь правил голосовых сообщений
Знаю, это трудно представить, но иногда вы будете звонить кому-то, а человек не возьмет трубку, и вам придется оставлять сообщение. Будьте осторожны! Если вы оставите неправильное сообщение, вам придется звонить снова и снова, прежде чем вы добьетесь желаемого. А это означает больше работы, а не меньше.
Конечно, когда вы звоните чересчур болтливой Бернис, зная, что она ушла на обед, и просто оставляете сообщение, это экономит ваши силы. Для нашего удобства оставлять сообщения – весьма умно. Несколько простых советов помогут вам оставлять такие сообщения, которые повысят шансы завершить дело быстро, эффективно и без необходимости вести с другим человеком разговор длиною в жизнь.
Это особенно уместно для щекотливых ситуаций: «Привет, Билли. Классный макет. Он нам не подходит, но спасибо за три недели безвозмездного труда» или «С тобой было клево, но я встретил человека, который будет поддерживать меня и мыть посуду. Пока!»
1. Всегда представляйтесь и называйте свое полное имя. «Стивер, попался, ты водишь! Не могу тебя застать, надеюсь, ты перезвонишь. Хорошего дня!» Она даже кажется дружелюбной. И ждет, что я перезвоню. К несчастью, у меня нет ни малейшего представления, кто это!
Я готов это повторять. Называйте свое полное имя. «Они узнают мой голос». Нет, не узнают. «Но я оставляю сообщение для своих родителей». Очень мило. Назовите свое полное имя. В свое время оно стало для ваших родителей большой проблемой. Они чуть не развелись, пока спорили: Филлиган или Дормалия.
Если вы расстаетесь с кем-то по голосовой почте, обязательно представьтесь! Не нужно самоуверенно полагать, что на том конце знают, кто говорит. Вы изменяли, не исключено, что ваша малышка тоже. Если вы не представитесь, то можете поставить малышку в неудобное положение и заставите гадать, кто именно хочет порвать с ней отношения.
2. Всегда дважды проговаривайте свой номер телефона. 866-РБТ-МНШ. Один раз в начале и один в конце. «Но у него есть мой номер!» – запротестуете вы. Прямо перед глазами нет. Просто оставьте его в начале и в конце сообщения. Если ваш абонент пропустит в первый раз, то у него будет второй шанс. И независимо от того, есть ли у автоответчика функция перемотки на десять секунд назад или повтора с начала сообщения, человеку будет достаточно нажать на пару кнопок, чтобы узнать ваш номер: 866-РБТ-МНШ.
3. Говорите медленно и внятно. Ваш мозг отсеивает шум машин, разговоры и свист ветра, пока вы наговариваете сообщение. Вы слышите только сладостную мелодию собственного голоса, в то время как автоответчик записывает шум, ветер, случайную сирену и эту отвратительную отрыжку, которую вы выдали без задней мысли. Ах да, а еще связь прерывается, пока вы оставляете сообщение. Говорите медленно и внятно.
4. Давайте достаточно информации, чтобы адресат мог сделать следующий шаг. Не говорите просто: «Позвони мне». Сообщите достаточно, чтобы человек мог действовать, не перезванивая, или, прежде чем перезвонить, предпринял бы максимум необходимых шагов. «Это Оскар. Я звоню по поводу… эм, лечения. Не мог бы ты перезвонить и сказать название того антибиотика? И какие ватные палочки тебе больше нравятся? Спасибо!»
5. Если вы звоните просто поболтать, дайте человеку знать, когда он может перезвонить. Иногда вы хотите говорить по телефону, а иногда нет. Так как вы обязательно отключите сотовый на время романтического ужина со своей малышкой, скажите жертве вашего автоответчика: «Позвони мне сегодня после трех, или завтра в семь, или в четверг между девятью и полуднем». Вы поможете тому, кто будет перезванивать, и одновременно спасете свою личную жизнь.
6. Сделайте свое сообщение коротким и простым.
7. Добавляйте в свое сообщение юмор. Сделайте так, чтобы ваше голосовое сообщение было легко слушать. Будьте остроумны. Пойте. Рифмуйте. Я делаю все это, и люди обожают получать от меня сообщения. Если вы собираетесь заставить людей думать о вас, пусть думают с любовью.
